วิธีการสร้างตารางใน Microsoft Excel (2007) – แหล่งเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ ๆ

โดยปกติแล้วข้อมูลที่อยู่ในรูปเอกสาร Microsoft Excel เราสามารถที่จะทำให้ข้อมูลเหล่านั้นแสดงผลเป็นแบบ Dynamic ได้ กล่าวคือ เป็นข้อมูลที่อาจจะมาจากการประมวลผล เช่น จากสูตรคำนวณ หรือ จากโปรแกรมมาโครของ Excel เป็นต้น ในการทำตารางข้อมูลใน Microsoft Excel เองก็เช่นกันเราสามารถที่จะทำให้ข้อมูลที่อยู่ในตาราง เรียงลำดับข้อมูล หรือ กรองข้อมูลได้ ทำให้การแสดงผลตารางข้อมูลใน Excel นั้นมีความยืดหยุ่นมากขึ้น

การเตรียมข้อมูลก่อนการสร้างตารางใน Microsoft Excel
ในการสร้างตารางข้อมูลนั้นก่อนอื่นเลยก็ต้องมีการเตรียมข้อมูล ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
– ตารางข้อมูลที่จะสร้างอาจจะเป็นข้อมูลการขายสินค้า เช่น รายการสินค้า, ใบสั่งซื้อ, ยอดขาย เป็นต้น
– ในแถวแรกของตารางจะเป็นส่วนของการกำหนดชื่อของคอลัมน์ เช่น วันที่, ชื่อสินค้า, ราคา เป็นต้น
– ในแต่ละคอลัมน์จะต้องมีการกำหนดประเภทข้อมูล ซึ่งใน Excel จะมีให้เลือก dates, currency, text เป็นต้น

วิธีสร้างตารางข้อมูลใน Microsoft Excel (2007)
1. เปิด Excel แล้วทำการเตรียมข้อมูลที่จะทำเป็นตารางให้เรียบร้อย

create_table_in_microsoft_excel1

2. ทำการคลุมแถบดำตารางที่สร้างขึ้น แล้วไปที่เมนู “แทรก” เลือก “ตาราง” จะขึ้นไดอะล็อกที่จะเป็นตัวระบุตำแหน่งขึ้นมา ซึ่งเราได้ทำการคลุมแถบดำไว้แล้ว ให้คลิกปุ่ม “ตกลง”

create_table_in_microsoft_excel2

3. จากนั้นจะสังเกตเห็นว่าข้อมูลที่อยู่ใน Excel ของเราได้เปลี่ยนสี มีปุ่ม sort (เรียงลำดับ) แสดงว่าข้อมูลถูกทำให้อยู่ในรูปแบบของตารางเรียบร้อยแล้ว

create_table_in_microsoft_excel3

4. เราสามารถทดสอบการเรียงลำดับได้ โดยคลิกปุ่ม “รูปสามเหลี่ยม” ตรงคอลัมน์แล้วเลือก “เรียงจากน้อยไปมาก” หรือ “เรียงจากมากไปน้อย”

create_table_in_microsoft_excel4

5. ในกรณีที่เราต้องการกรองข้อมูล โดยให้แสดงเฉพาะแถวที่ต้องการ ทำได้โดยคลิกที่ปุ่ม “รูปสามเหลี่ยม” แล้วทำการติ๊กเครื่องหมายถูกออกตรงข้อมูลแถวที่ไม่ต้องการให้แสดง แล้วคลิกปุ่ม “ตกลง”

create_table_in_microsoft_excel5

6. ในกรณีที่ต้องการยกเลิกตารางข้อมูลใน Microsoft Excel ทำได้โดยคลุมแถบดำตารางแล้วไปที่เมนู “ออกแบบ” เลือก “เปลี่ยนเป็นช่วง” จะขึ้นหน้าจอถาม “คุณต้องการแปลงตารางให้เป็นช่วงปกติหรือไม่” ให้ตอบ “ใช่” จากนั้นข้อมูลที่อยู่ในรูปของตารางก็จะกลายเป็นข้อมูลใน Excel ปกติ

create_table_in_microsoft_excel6

การสร้างรายการข้อมูลใน Excel ปกติการเรียงลำดับหรือกรองข้อมูลนั้นค่อนข้างยุ่งยาก ต้องมีการเข้าไปกำหนดเองว่าจะเลือกเรียงจากคอลัมน์ไหน แต่หากเราปรับมาใช้ให้อยู่ในรูปของตารางข้อมูล Excel แล้วสามารถที่จะกรอง และ เรียงลำดับข้อมูลได้ง่าย โดยคุณสมบัติของการสร้างตารางใน Microsoft Excel นั้นสนับสนุนตั้งแต่เวอร์ชั่น 2007 ขึ้นไป