วิธีการสร้างตารางใน Microsoft Excel (2007)
โดยปกติแล้วข้อมูลที่อยู่ในรูปเอกสาร Microsoft Excel เราสามารถที่จะทำให้ข้อมูลเหล่านั้นแสดงผลเป็นแบบ Dynamic ได้ กล่าวคือ เป็นข้อมูลที่อาจจะมาจากการประมวลผล เช่น จากสูตรคำนวณ หรือ จากโปรแกรมมาโครของ Excel เป็นต้น ในการทำตารางข้อมูลใน Microsoft Excel เองก็เช่นกันเราสามารถที่จะทำให้ข้อมูลที่อยู่ในตาราง เรียงลำดับข้อมูล หรือ กรองข้อมูลได้ ทำให้การแสดงผลตารางข้อมูลใน Excel นั้นมีความยืดหยุ่นมากขึ้น
การเตรียมข้อมูลก่อนการสร้างตารางใน Microsoft Excel
ในการสร้างตารางข้อมูลนั้นก่อนอื่นเลยก็ต้องมีการเตรียมข้อมูล ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
– ตารางข้อมูลที่จะสร้างอาจจะเป็นข้อมูลการขายสินค้า เช่น รายการสินค้า, ใบสั่งซื้อ, ยอดขาย เป็นต้น
– ในแถวแรกของตารางจะเป็นส่วนของการกำหนดชื่อของคอลัมน์ เช่น วันที่, ชื่อสินค้า, ราคา เป็นต้น
– ในแต่ละคอลัมน์จะต้องมีการกำหนดประเภทข้อมูล ซึ่งใน Excel จะมีให้เลือก dates, currency, text เป็นต้น
วิธีสร้างตารางข้อมูลใน Microsoft Excel (2007)
1. เปิด Excel แล้วทำการเตรียมข้อมูลที่จะทำเป็นตารางให้เรียบร้อย
2. ทำการคลุมแถบดำตารางที่สร้างขึ้น แล้วไปที่เมนู “แทรก” เลือก “ตาราง” จะขึ้นไดอะล็อกที่จะเป็นตัวระบุตำแหน่งขึ้นมา ซึ่งเราได้ทำการคลุมแถบดำไว้แล้ว ให้คลิกปุ่ม “ตกลง”
3. จากนั้นจะสังเกตเห็นว่าข้อมูลที่อยู่ใน Excel ของเราได้เปลี่ยนสี มีปุ่ม sort (เรียงลำดับ) แสดงว่าข้อมูลถูกทำให้อยู่ในรูปแบบของตารางเรียบร้อยแล้ว
4. เราสามารถทดสอบการเรียงลำดับได้ โดยคลิกปุ่ม “รูปสามเหลี่ยม” ตรงคอลัมน์แล้วเลือก “เรียงจากน้อยไปมาก” หรือ “เรียงจากมากไปน้อย”
5. ในกรณีที่เราต้องการกรองข้อมูล โดยให้แสดงเฉพาะแถวที่ต้องการ ทำได้โดยคลิกที่ปุ่ม “รูปสามเหลี่ยม” แล้วทำการติ๊กเครื่องหมายถูกออกตรงข้อมูลแถวที่ไม่ต้องการให้แสดง แล้วคลิกปุ่ม “ตกลง”
6. ในกรณีที่ต้องการยกเลิกตารางข้อมูลใน Microsoft Excel ทำได้โดยคลุมแถบดำตารางแล้วไปที่เมนู “ออกแบบ” เลือก “เปลี่ยนเป็นช่วง” จะขึ้นหน้าจอถาม “คุณต้องการแปลงตารางให้เป็นช่วงปกติหรือไม่” ให้ตอบ “ใช่” จากนั้นข้อมูลที่อยู่ในรูปของตารางก็จะกลายเป็นข้อมูลใน Excel ปกติ
การสร้างรายการข้อมูลใน Excel ปกติการเรียงลำดับหรือกรองข้อมูลนั้นค่อนข้างยุ่งยาก ต้องมีการเข้าไปกำหนดเองว่าจะเลือกเรียงจากคอลัมน์ไหน แต่หากเราปรับมาใช้ให้อยู่ในรูปของตารางข้อมูล Excel แล้วสามารถที่จะกรอง และ เรียงลำดับข้อมูลได้ง่าย โดยคุณสมบัติของการสร้างตารางใน Microsoft Excel นั้นสนับสนุนตั้งแต่เวอร์ชั่น 2007 ขึ้นไป