วิธีสร้างไฟล์ Microsoft Word ให้เป็นแบบ Read Only อ่านได้อย่างเดียว
ในปัจจุบันบริษัทหรือองค์กรต่าง ๆนิยมใช้โปรแกรม Microsoft Word กันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่ใช้พิมพ์งานด้านเอกสารแบบครบวงจร อีกทั้งการเก็บข้อมูลรักษาข้อมูล ความปลอดภัยของข้อมูลในรูปแบบเอกสารไฟล์ดิจิตอลมีความปลอดภัยและบำรุงรักษาง่ายกว่าแฟ้มเอกสารที่เป็นกระดาษ อย่างไรก็ตามด้วยรูปแบบเอกสารที่เป็นดิจิตอลอาจจะทำให้เกิดการคัดลอกข้อมูลได้ง่าย ซึ่ง Microsoft Word เองก็เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาให้สามารถปรับปรุงแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ง่ายอีกด้วย หากเราต้องการปกป้องข้อมูลไม่ให้สามารถเปลี่ยนแปลงข้อความจากไฟล์เอกสาร Word จะทำอย่างไร บทความนี้เราจะมาแนะนำวิธีการทำให้ไฟล์ Microsoft Word เป็น Read Only สามารถอ่านได้อย่างเดียวเพื่อให้ต้นฉบับเอกสารมีข้อความอยู่ครบถ้วนนั่นเอง
วิธีสร้างไฟล์เอกสาร MS Word ให้เป็นแบบ Read Only
(ในบทความจะยกตัวอย่างการใช้งานบน Microsoft Word 2007)
1. ให้ทำการเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมา พิมพ์ข้อความใด ๆลงในเอกสาร
2. ทำการบันทึกเอกสาร โดยคลิกที่ไอคอน Save เสร็จแล้วตั้งชื่อเอกสาร กดปุ่ม “บันทึก”
3. ในหน้า Word ให้เราคลิกที่เมนู “ตรวจทาน” แล้วไปที่ “ป้องกันเอกสาร -> จำกัดการจัดรูปแบบและการแก้ไข”
4. จะแสดงหน้าจอการจำกัดรูปแบบเอกสารแสดงขึ้นมา ในส่วนของ “ข้อจำกัดของการแก้ไข” ให้ติกเครื่องหมายถูกตรงช่อง “อนุญาตให้ใช้เพียงรูปแบบของการแก้ไขนี้ในเอกสาร” จากนั้นเลือกเป็นแบบ “ไม่เปลี่ยนแปลง(อ่านอย่างเดียว)” เสร็จแล้วคลิกปุ่ม “ใช่ เริ่มต้นบังคับใช้การป้องกัน”
5. หลังจากนั้นจะมีหน้าจอไดอะล็อกแสดงขึ้นมาให้ตั้งรหัสผ่านของเอกสาร เมื่อตั้งรหัสผ่านเสร็จแล้วคลิกปุ่ม “ตกลง” เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Save และปิดโปรแกรม Microsoft Word
6. ให้ทำการทดสอบโดยเปิดไฟล์ที่บันทึกขึ้นมาใหม่ แล้วลองพิมพ์ข้อความใด ๆลงไป จะพบไม่ว่าสามารถพิมพ์ได้ เนื่องจากเอกสารถูกล็อกให้เป็นแบบอ่านได้อย่างเดียวเท่านั้น (วิธีที่จะปลดล็อกได้ต้องทราบรหัสผ่านของเอกสาร โดยคลิกที่ปุ่ม “หยุดป้องกัน”)
จะเห็นได้ว่าการตั้งค่า Read Only ให้ Microsoft Word นั้นช่วยป้องกันไม่ให้สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขไฟล์เอกสารได้ ในกรณีที่เราอาจจะมีการแชร์ไฟล์ให้หลาย ๆคนใช้ โดยที่ไฟล์ต้นฉบับจะยังมีข้อความทุกอย่างอยู่ครบถ้วนสมบูรณ์นั่นเอง
