Tips & Tricks

วิธีแปลงข้อความให้อยู่ในรูปแบบตารางใน Microsoft Word

ในบางสถานการณ์เราอาจจะมีการคัดลอกข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบตารางมาจากแพลตฟอร์มอื่น แล้วได้มาเพียงแค่ข้อความ ซึ่งหากต้องมาสร้างตารางใหม่เลยก็อาจจะทำให้เสียเวลา ในกรณีนี้เราสามารถที่จะใช้คุณสมบัติของ Microsoft Word ที่สามารถแปลงรูปแบบข้อความธรรมดาให้อยู่ในรูปแบบของตารางข้อมูลได้  โดยสามารถทำได้ดังนี้

1. ให้ทำการคัดลอกข้อมูลมาวางในเอกสาร Microsoft Word (ในตัวอย่างจะใช้เป็น MS Word 2010)  จะเห็นได้ว่าข้อมูลที่เราคัดลอกมาวางจะมีรูปแบบเป็น Row/Column

2. ให้ทำการคลุมแถบสีดำข้อความทั้งหมด จากนั้นไปที่เมนู Insert -> Table แล้วเลือกเป็น “Convert Text to Table…

3. ระบบจะให้เราทำการตั้งค่าระบุขนาดของตาราง และรูปแบบของตารางที่จะสร้างขึ้นด้วยประเภทข้อมูลแบบใด ให้ทำการระบุข้อมูลตารางตาม Row/Column ของชุดข้อมูล แล้วเลือกรูปแบบการแยกข้อมูลเป็แบบ Tab จากนั้นคลิกปุ่ม “OK

4. เราจะพบว่า Microsoft Word ได้ทำการสร้างตารางข้อมูลให้เราแบบอัตโนมัติทันที วิธีนี้จึงเป็นวิธีที่ง่ายและสะดวกมากกว่าที่เราต้องมาคัดลอกข้อมูลลงทีละช่องใหม่

5. นอกจากนี้เรายังสามารถที่จะแปลงตารางข้อมูลให้กลับเป็นข้อมูลเปล่า ๆได้เช่นกัน ด้วยการคลุมแถบสีดำของตารางข้อมูลแล้วคลิกที่เมนู Layout -> Convert to Text

5.1 จะปรากฎหน้าจอไดอะล็อกให้เราเลือกเป็นแบบ “Tabs” แล้วคลิกปุ่ม “OK” ก็จะทำการแปลงกลับเป็นข้อมูลธรรมดา

ในการสร้างตารางบน Microsoft Word ยังมีอีกหลายวิธี เช่น การใช้ Microsoft Excel โดยคัดลอกข้อมูลโดยตรงมาจาก Excel มาวางบน Microsoft Word ได้ทันที ก็เป็นวิธีที่ง่าย หรือจะใช้วิธีตามบทความนี้ได้เช่นเดียวกัน