วิธีสร้างไฟล์ Microsoft Word ให้เป็นแบบ Read Only อ่านได้อย่างเดียว

Advertisement

ในปัจจุบันบริษัทหรือองค์กรต่าง ๆนิยมใช้โปรแกรม Microsoft Word กันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่ใช้พิมพ์งานด้านเอกสารแบบครบวงจร อีกทั้งการเก็บข้อมูลรักษาข้อมูล ความปลอดภัยของข้อมูลในรูปแบบเอกสารไฟล์ดิจิตอลมีความปลอดภัยและบำรุงรักษาง่ายกว่าแฟ้มเอกสารที่เป็นกระดาษ อย่างไรก็ตามด้วยรูปแบบเอกสารที่เป็นดิจิตอลอาจจะทำให้เกิดการคัดลอกข้อมูลได้ง่าย ซึ่ง Microsoft Word เองก็เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาให้สามารถปรับปรุงแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ง่ายอีกด้วย หากเราต้องการปกป้องข้อมูลไม่ให้สามารถเปลี่ยนแปลงข้อความจากไฟล์เอกสาร Word จะทำอย่างไร บทความนี้เราจะมาแนะนำวิธีการทำให้ไฟล์ Microsoft Word เป็น Read Only สามารถอ่านได้อย่างเดียวเพื่อให้ต้นฉบับเอกสารมีข้อความอยู่ครบถ้วนนั่นเอง

วิธีสร้างไฟล์เอกสาร MS Word ให้เป็นแบบ Read Only

(ในบทความจะยกตัวอย่างการใช้งานบน Microsoft Word 2007)
1. ให้ทำการเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมา พิมพ์ข้อความใด ๆลงในเอกสาร

how_to_ms_word_read_only1

2. ทำการบันทึกเอกสาร โดยคลิกที่ไอคอน Save เสร็จแล้วตั้งชื่อเอกสาร กดปุ่ม “บันทึก

how_to_ms_word_read_only2

3. ในหน้า Word ให้เราคลิกที่เมนู “ตรวจทาน” แล้วไปที่ “ป้องกันเอกสาร -> จำกัดการจัดรูปแบบและการแก้ไข

how_to_ms_word_read_only3

4. จะแสดงหน้าจอการจำกัดรูปแบบเอกสารแสดงขึ้นมา ในส่วนของ “ข้อจำกัดของการแก้ไข” ให้ติกเครื่องหมายถูกตรงช่อง “อนุญาตให้ใช้เพียงรูปแบบของการแก้ไขนี้ในเอกสาร” จากนั้นเลือกเป็นแบบ “ไม่เปลี่ยนแปลง(อ่านอย่างเดียว)” เสร็จแล้วคลิกปุ่ม “ใช่ เริ่มต้นบังคับใช้การป้องกัน

how_to_ms_word_read_only4

5. หลังจากนั้นจะมีหน้าจอไดอะล็อกแสดงขึ้นมาให้ตั้งรหัสผ่านของเอกสาร เมื่อตั้งรหัสผ่านเสร็จแล้วคลิกปุ่ม “ตกลง” เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Save และปิดโปรแกรม Microsoft Word

how_to_ms_word_read_only5

6. ให้ทำการทดสอบโดยเปิดไฟล์ที่บันทึกขึ้นมาใหม่ แล้วลองพิมพ์ข้อความใด ๆลงไป จะพบไม่ว่าสามารถพิมพ์ได้ เนื่องจากเอกสารถูกล็อกให้เป็นแบบอ่านได้อย่างเดียวเท่านั้น (วิธีที่จะปลดล็อกได้ต้องทราบรหัสผ่านของเอกสาร โดยคลิกที่ปุ่ม “หยุดป้องกัน”)

how_to_ms_word_read_only6

จะเห็นได้ว่าการตั้งค่า Read Only ให้ Microsoft Word นั้นช่วยป้องกันไม่ให้สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขไฟล์เอกสารได้ ในกรณีที่เราอาจจะมีการแชร์ไฟล์ให้หลาย ๆคนใช้ โดยที่ไฟล์ต้นฉบับจะยังมีข้อความทุกอย่างอยู่ครบถ้วนสมบูรณ์นั่นเอง

itemail