การหาผลรวม และ ค่าเฉลี่ย ด้วย Microsoft Excel

Advertisement

หากจะพูดถึงโปรแกรมที่นิยมใช้กันมากับงานด้านงานเอกสารไม่ว่าจะเป็นองค์ขนาดเล็กหรือใหญ่ล้วนแล้วแต่จำเป็นต้องมีติดเครื่องไว้ นั่นคือ Microsoft Excel เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่สามารถจัดรูปแบบเอกสารออกมาเป็นตารางที่มีลักษณะเป็นแถว(Row)และคอลัมน์(Column) โดยสามารถนำข้อมูลที่อยู่ในช่องเซลล์(Cell) เหล่านั้นมาใช้ในการคำนวณได้อีกด้วย นอกจากนี้ Excel ยังเป็นโปรแกรมที่ออกแบบมาให้สามารถเขียนสคริปแมโครลงไปเพื่อกำหนดลอจิกหรือเพิ่มความสามารถในการจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความยืดหยุ่นมากขึ้นนั่นเอง โดยส่วนใหญ่แล้วเรามักใช้ Excel กับกรณีที่ข้อมูลอยู่ในรูปแบบตารางและต้องการคำนวณหาผลลัพธ์ ซึ่งในบทความนี้เราจะมาแนะนำวิธีการหาผลรวม(Sum) และ หาค่าเฉลี่ย(Average) ใน Excel ว่าต้องทำยังไงบ้าง
ก่อนที่เราจะหาผลรวมและค่าเฉลี่ยด้วย Excel เรามาทำความเข้าใจกับเซลล์(Cell) หรือ ตำแหน่งของข้อมูลกันเสียก่อน อย่างที่เราทราบกันว่าข้อมูลใน Excel จะแบ่งเป็นลักษณะของตารางที่มีแถวและคอลัมน์ ทีนี้เราจะสังเกตได้ว่า Excel นั้นมีตำแหน่งคอลัมน์เป็น A – Z และแต่ละในคอลัมน์เหล่านั้นก็จะมีแถว 1 – n เวลาเราจะอ้างถึงข้อมูลที่ Cell ใด ๆ นั่นหมายถึง การบอกตำแหน่งของคอลัมน์และแถว เช่น A1 หมายถึง คอลัมน์ A ในแถวที่ 1 เป็นต้น

sum_average_with_microsoft_excel1

วิธีการหาผลรวม(SUM) ใน Microsoft Excel
1. จากภาพเราจะทำการหาผลรวมของเงินเดือนพนักงาน สังเกตว่าข้อมูลเงินเดือนของพนักงานนั้นทั้งหมดอยู่ในคอลัมน์ B และข้อมูลเงินเดือนคนแรกอยู่แถวที่ 3 ,คนสุดท้ายอยู่แถวที่ 6 นั่นหมายความว่าหากเราจะทำการค่าผลรวมต้องเอาแต่ละตำแหน่งมาบวกกันดังนี้ (ไม่ใช่เอาเงินเดือนมาบวกกันตรง ๆ)
ผลรวมเงินเดือน = (B3 + B4 + B5 + B6)
ซึ่งใน Excel การคำนวณหาผลลัพธ์ใด ๆจะต้องมีโอเปอร์เตอร์ “=” (เท่ากับ) ก่อนเสมอ โดยในโจทย์ข้างต้นเราจึงสามารถเขียนได้ว่า “=(B3 + B4 + B5 + B6)” ลงไปในช่องเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ได้ตรง ๆ โดย Excel ก็จะคำนวณผลลัพธ์ออกมาแสดงให้ทันที อันนี้เป็นวิธีการคำนวณพื้นฐานเพื่อให้เข้าใจการทำงานของเซลล์มากขึ้น

sum_average_with_microsoft_excel2_1

2. การคำนวณหาผลรวมโดยใช้ฟังก์ชันของ Excel เป็นฟังก์ชันที่ทาง Excel จัดไว้ให้สามารถเรียกใช้งานได้ทันที โดยไม่ต้องเอาตำแหน่งเซลล์มาบวกกันให้เสียเวลา จากโจทย์ข้างต้นเราสามารถเขียนใหม่ในรูปแบบของการใช้ฟังก์ชัน SUM ได้ง่าย ๆดังนี้
ผลรวมเงินเดือน = SUM(B3:B6)
ฟังก์ชัน SUM เป็นการรวมค่าที่อยู่ในเซลล์ตั้งแต่ B3 ถึง B6

sum_average_with_microsoft_excel2_4

วิธีการหาค่าเฉลี่ย(Average) ใน Microsoft Excel
1. ในการหาค่าเฉลี่ยปกติเราจะใช้คิดจาก “ผลรวม / จำนวนทั้งหมด” เช่นเดียวกันใน Excel เราสามารถเขียนลงใน Cell แบบตรง ๆได้เลย
ค่าเฉลี่ยเงินเดือน = ((B3 + B4 + B5 + B6) / 4)
ซึ่งวิธีนี้เป็นวิธีพื้นฐานหากข้อมูลมีจำนวนแถวไม่มากก็สามารถเขียนลงได้ตรง แต่กรณีที่มีข้อมูลแถวจำนวนมากแนะนำให้ใช้เป็นฟังก์ชันแทน

sum_average_with_microsoft_excel3

2. เราสามารถใช้ฟังก์ชันการหาค่าเฉลี่ยที่ Excel จัดหาไว้ให้ได้ง่าย ด้วยคำสั่ง “=AVERAGE” แล้วตามด้วยเซลล์เริ่มต้นและสิ้นสุด ซึ่งสามารถเขียนได้ดังนี้
ค่าเฉลี่ยเงินเดือน = AVERAGE(B3:B6)
AVERAGE เป็นฟังก์ชันการหาค่าเฉลี่ยของ Excel โดยเราสามารถระบุเซลล์ในแถวแรกและแถวสุดท้ายที่ต้องการหาค่าเฉลี่ยลงไป

sum_average_with_microsoft_excel4

ใน Microsoft Excel นอกจากจะมีฟังก์ชันในการหาผลรวม และ ค่าเฉลี่ยแล้ว ยังมีฟังก์ชันให้เรียกใช้งานอีกจำนวนมาก โดยสามารถคลิกดูฟังก์ชันทั้งหมดได้ที่สัญลักษณ์ “Fx” ตรงแถบสูตร และนอกจากนี้ยังเปิดช่องให้เราสามารถที่จะเขียนฟังก์ชันขึ้นมาใช้งานเองผ่าน VBA (Visual Basic for Applications) ได้อีกด้วย

itemail